Wat u moet weten
U wilt gelijk met de nieuwe huisstijl templates aan de slag. Het kan echter nog enige gewenning vergen om te werken met het gebruik van stijlen in Word, als u dat eerder niet deed.
Werken met templates vergt niets anders van u dan dat u uw programma goed kent. De templates die wij maken veranderen niets aan de werking van de programma’s waarmee u werkt.
Plakken van tekst
U zult merken dat, ondanks de toepassing van stijlen in de template, het plakken van tekst niet altijd goed lijkt te gaan.
Teksten van het web, uit een PDF of een Word document met een andere opmaak zullen deze opmaak behouden als u op de gebruikelijke wijze deze tekst in een document plakt. Word neemt namelijk automatisch de stijl van de geplakte tekst over.
U kunt dit voorkomen door te plakken middels de optie ‘Alleen tekst behouden’. De tekst zal zich nu voegen naar de stijl die u in de template gekozen hebt. Zo worden koppen koppen, bullet worden bullets en normale tekst wordt normale tekst.
De handigste methode blijft echter om alles ‘plat’ te plakken, in de normale tekst-stijl en vervolgens bepaalde delen achteraf van stille te voorzien zoals bullets of koppen.
Plakken van een tabel uit Excel
Als u een tabel uit Excel in Word wilt gebruiken, selecteert u het bereik in Excel dat u wilt gebruiken en plakt u dit op de bestemming in het Word document. Plak de tabel niet via speciaal plakken, anders houdt u enkel tekst over.
Vaak past een tabel niet gelijk binnen de marges in het document. Dat tabel kan te smal of te breed zijn. Dit is eenvoudig op te lossen:
- Selecteer de tabel door het kruisje links boven aan te klikken. Dit kruisje wordt zichtbaar als u in de tabel klikt;
- Na het klikken van het kruisje is de gehele tabel geselecteerd;
- Klik nu met de rechtermuisknop op de tabel en kies voor AutoAanpassen>AutoAanpassen aan venster.
- De tabel past nu netjes tussen de linker- en rechtermarge van het document.
Opmaken van tabellen
Voor tabellen is vaak een eigen stijl aangemaakt. Deze is dan ook als standaard tabelstijl gedefinieerd, waardoor het in Word aanmaken van een nieuwe tabel vanzelf in de juiste stijl zal gebeuren. Bij het plakken van bijvoorbeeld een tabel uit Excel zult u echter zelf nog deze stijl moeten toepassen.
Om deze optimaal te gebruiken is het belangrijk om de werking van ‘Opties voor tabelstijlen’ in Word te kennen.
Met ‘Opties voor tabelstijlen’ kunt u diverse kenmerken van de tabel aan- of uitzetten. Hieronder valt de:
- Veldnamenrij / Totalenrij;
- Eerste kolom / Laatste kolom;
- Arcering van rijen of kolommen;
- Als de tabel niet direct in de juiste stijl staat, klikt u in de tabel, kiest u bovenin ‘Tabelontwerp’ en selecteert u de juiste tabelstijl.
Afdrukken naar een printer
Heeft u een ontwerp dat aflopend is? Dit wil zeggen dat het beeld tot aan de rand van de pagina doorloopt en er dus geen witrand zichtbaar is.
Veel printers hebben een vaste marge waarbinnen zij kunnen afdrukken. U zult dus rekening moeten houden met een witrand zodra u of een ontvanger van uw document een afdruk maakt.
Bij het maken en versturen van een PDF heeft u dit probleem niet, zolang het op het beelscherm wordt weergegeven.
Lettertypes (fonts) installeren
Fonts installeren gaat bij een Windows of Apple computer op dezelfde wijze. U dubbelklikt het meegeleverde font-bestand en kiest voor installeren. Na de installatie dienen lopende programma’s opnieuw gestart te worden om het font te kunnen gebruiken.
een PDF document maken
Als u digitaal communiceert heeft werken met PDF documenten de voorkeur. Zo weet u zeker dat de ontvang exact te zien krijgt wat u ook ziet.
Om een PDF te maken vanuit een Office programma kiest u voor ‘Opslaan als…’ en dan voor PDF.